POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET DE CONFIDENTIALITÉ

ONG FED TOGO
Version : 1.0
Date d’entrée en vigueur : 25 août 2026
Dernière mise à jour :  25 août 2026

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PRÉAMBULE

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L'ONG FED TOGO, dans le cadre de ses missions de développement, d'action sociale, d'éducation, de santé, de protection de l'environnement, de promotion des droits humains, de plaidoyer et d'accompagnement des communautés, est amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel concernant différentes catégories de personnes.

Il peut notamment s'agir des bénéficiaires des programmes, membres, salariés, consultants, volontaires, partenaires, donateurs, fournisseurs, représentants d'institutions publiques, participants aux activités, visiteurs du site Internet et personnes prenant contact avec l'organisation.

Consciente de la sensibilité de certaines informations auxquelles elle peut avoir accès, notamment dans le cadre de ses interventions auprès des populations vulnérables, l'ONG FED TOGO s'engage à assurer un traitement responsable, licite, transparent et sécurisé des données personnelles.

La présente Politique définit les principes, règles et procédures applicables à la collecte, à l'utilisation, à la conservation, à la communication, à la protection et à la destruction des données à caractère personnel traitées par l'ONG FED TOGO.

Elle est établie notamment au regard de la Loi n° 2019-014 du 29 octobre 2019 relative à la protection des données à caractère personnel, ainsi que des autres dispositions légales et réglementaires applicables au Togo.

TITRE I – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1 – Objet

La présente Politique a pour objet de :

1. garantir le respect de la vie privée des personnes concernées ;

2. encadrer les traitements de données personnelles réalisés par l'ONG FED TOGO ;

3. définir les responsabilités internes en matière de protection des données ;

4. prévenir les accès, utilisations, divulgations, destructions ou modifications non autorisés ;

5. assurer la confidentialité des informations relatives aux bénéficiaires, partenaires et autres personnes concernées ;

6. préciser les droits des personnes concernées ;

7. établir les procédures applicables en cas d'incident ou de violation de données ;

8. assurer la conformité des pratiques de l'ONG avec la législation togolaise applicable.

Article 2 – Champ d'application

La présente Politique s'applique à l'ensemble :

• des dirigeants et responsables de l'ONG ;

• des salariés et collaborateurs ;

• des volontaires et bénévoles ;

• des consultants et experts ;

• des stagiaires ;

• des prestataires et sous-traitants ;

• des partenaires intervenant pour le compte de l'ONG ;

• des projets et programmes mis en œuvre par l'ONG ;

• des systèmes informatiques et fichiers utilisés par l'ONG ;

• du site Internet de l'ONG ;

• des formulaires papier et électroniques ;

• des bases de données ;

• des photographies et vidéos ;

• des communications électroniques ;

• des données collectées auprès des bénéficiaires et participants aux activités.

Toute personne ayant accès aux données personnelles dans le cadre de ses fonctions est tenue de respecter la présente Politique.

TITRE II – IDENTIFICATION DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Article 3 – Responsable du traitement

Le responsable des traitements de données à caractère personnel est :

ONG FED TOGO

Adresse : Rue Namiele, BP 81, Mango, Togo
E-mail : info@ongfedtg.com
Site Internet : https://www.ongfedtg.com/

La Direction de l'ONG assure la responsabilité générale de la mise en œuvre de la présente Politique.

Elle peut désigner un Correspondant à la Protection des Données (CPD) ou toute autre personne compétente chargée du suivi opérationnel des questions relatives aux données personnelles.

TITRE III – PRINCIPES FONDAMENTAUX

Article 4 – Principe de licéité et de transparence

Toute collecte et tout traitement de données personnelles doivent reposer sur une base légale appropriée et être réalisés de manière transparente.

La personne concernée doit, lorsque cela est requis, être informée :

• de l'identité du responsable du traitement ;

• des données collectées ;

• des finalités du traitement ;

• de la base juridique du traitement ;

• des destinataires éventuels ;

• de la durée de conservation ;

• de ses droits ;

• des modalités permettant d'exercer ses droits.

Article 5 – Principe de finalité

Les données personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Elles ne doivent pas être utilisées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités.

Par exemple, des informations collectées dans le cadre de l'inscription d'un bénéficiaire à un programme ne doivent pas être réutilisées à des fins commerciales sans fondement juridique approprié.

Article 6 – Principe de minimisation

L'ONG FED TOGO ne collecte que les données qui sont adéquates, pertinentes et nécessaires au regard de la finalité poursuivie.

Tout formulaire doit donc être conçu de manière à éviter la collecte d'informations inutiles.

Article 7 – Principe d'exactitude

L'ONG prend des mesures raisonnables afin que les données personnelles détenues soient exactes, complètes et, lorsque cela est nécessaire, régulièrement mises à jour.

Toute personne peut demander la rectification des informations la concernant lorsqu'elles sont inexactes ou incomplètes.

Article 8 – Principe de limitation de la conservation

Les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales, administratives, comptables, contractuelles ou de conservation des archives applicables.

Chaque projet ou service de l'ONG doit déterminer, lorsque cela est possible, une durée de conservation appropriée.

Article 9 – Principe de confidentialité

Toute personne ayant accès à des données personnelles dans le cadre de ses fonctions est tenue à une obligation de confidentialité.

Cette obligation demeure applicable après la cessation des fonctions, du contrat, de la mission, du stage ou du bénévolat.

La divulgation d'informations confidentielles à une personne non autorisée constitue un manquement susceptible d'entraîner des mesures disciplinaires ou contractuelles, sans préjudice des éventuelles conséquences prévues par la loi.

TITRE IV – CATÉGORIES DE DONNÉES TRAITÉES

Article 10 – Catégories de données

Selon les activités concernées, l'ONG peut être amenée à traiter notamment :

10.1 Données d'identification

• nom ;

• prénom ;

• sexe, lorsque pertinent pour le programme ;

• date ou année de naissance ;

• photographie ;

• numéro d'identification interne ;

• signature.

10.2 Données de contact

• adresse ;

• téléphone ;

• adresse électronique ;

• localité ;

• coordonnées professionnelles.

10.3 Données relatives aux programmes

• statut de bénéficiaire ;

• participation aux activités ;

• informations relatives au projet ;

• données de suivi et d'évaluation ;

• informations socio-économiques nécessaires au programme.

10.4 Données relatives aux collaborateurs

• informations nécessaires à la gestion administrative ;

• informations contractuelles ;

• coordonnées bancaires lorsque nécessaires au paiement ;

• informations relatives aux qualifications et expériences professionnelles.

10.5 Données relatives aux partenaires et donateurs

• identité ;

• coordonnées ;

• informations relatives aux contributions ;

• informations nécessaires au suivi des conventions ou partenariats.

TITRE V – DONNÉES SENSIBLES ET PERSONNES VULNÉRABLES

Article 11 – Données sensibles

Certaines activités de l'ONG peuvent conduire à traiter des données particulièrement sensibles, notamment des données relatives :

• à la santé ;

• à la situation sociale ;

• à la situation familiale ;

• à des violences ou abus ;

• à des situations de vulnérabilité ;

• aux opinions ou convictions, lorsqu'elles sont pertinentes dans le cadre légal d'un projet ;

• ou à toute autre catégorie considérée comme sensible par la réglementation applicable.

La loi togolaise qualifie notamment de sensibles certaines données relatives à la santé, aux opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales, à la vie sexuelle et à certaines procédures ou sanctions.

Article 12 – Protection renforcée

Les données sensibles ne doivent être collectées que lorsqu'elles sont strictement nécessaires à une finalité légitime et conformément aux exigences légales applicables.

L'accès à ces données doit être limité aux personnes expressément autorisées.

Il est interdit à tout collaborateur de copier, transmettre, photographier ou conserver des données sensibles sur un équipement personnel sans autorisation préalable.

Article 13 – Enfants et personnes vulnérables

L'ONG FED TOGO accorde une protection particulière aux données relatives aux enfants et aux personnes vulnérables.

Lorsque la collecte de données concerne un enfant, l'ONG veille à appliquer les règles relatives au consentement et à l'autorisation du représentant légal lorsque celles-ci sont requises.

Les informations permettant d'identifier un enfant bénéficiaire ne doivent pas être publiées sur Internet ou sur les réseaux sociaux sans base légale ou autorisation appropriée.

Une attention particulière doit être portée :

• aux photographies ;

• aux vidéos ;

• aux témoignages ;

• aux récits individuels ;

• aux données médicales ;

• aux informations concernant les violences ou abus ;

• aux données permettant de localiser ou d'identifier un enfant vulnérable.

TITRE VI – BASES ET FINALITÉS DES TRAITEMENTS

Article 14 – Bases de traitement

Selon la situation, un traitement peut notamment être fondé sur :

• le consentement de la personne concernée ;

• l'exécution d'un contrat ou d'un engagement ;

• le respect d'une obligation légale ;

• la sauvegarde d'intérêts essentiels ;

• l'accomplissement d'une mission légitime de l'ONG ;

• un intérêt légitime, lorsque celui-ci peut être invoqué conformément à la réglementation applicable.

L'ONG doit pouvoir identifier la base juridique applicable à chaque traitement important.

Article 15 – Finalités

Les données peuvent notamment être traitées pour :

1. la mise en œuvre des programmes et projets ;

2. l'identification et le suivi des bénéficiaires ;

3. les études et enquêtes ;

4. le suivi-évaluation des projets ;

5. la production de rapports aux partenaires et bailleurs ;

6. la gestion administrative et financière ;

7. la gestion des ressources humaines ;

8. la gestion des volontaires et bénévoles ;

9. la communication institutionnelle ;

10. la gestion des dons et contributions ;

11. l'organisation d'événements ;

12. la sensibilisation du public ;

13. la gestion du site Internet ;

14. la sécurité des systèmes d'information ;

15. la prévention et la détection des fraudes ;

16. le respect des obligations légales et réglementaires.

TITRE VII – CONSENTEMENT

Article 16 – Consentement

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci doit être libre, spécifique, éclairé et non équivoque lorsque ces conditions sont exigées par la réglementation applicable.

La personne doit pouvoir comprendre :

• ce qu'elle accepte ;

• pourquoi ses données sont collectées ;

• comment elles seront utilisées ;

• comment retirer son consentement lorsque cela est applicable.

Le retrait du consentement ne remet pas nécessairement en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

TITRE VIII – PHOTOGRAPHIES, VIDÉOS ET TÉMOIGNAGES

Article 17 – Droit à l'image

L'ONG peut réaliser des photographies ou vidéos dans le cadre de ses activités.

Lorsque l'identification d'une personne est possible, l'ONG doit respecter les règles applicables relatives à la protection des données et au droit à l'image.

Pour les contenus destinés à une publication externe, notamment :

• site Internet ;

• Facebook ;

• Instagram ;

• YouTube ;

• rapports publics ;

• brochures ;

• affiches ;

• campagnes de sensibilisation ;

l'ONG doit, lorsque cela est nécessaire, obtenir une autorisation appropriée.

Article 18 – Témoignages

Tout témoignage personnel destiné à être publié doit faire l'objet d'une autorisation lorsque celle-ci est requise.

Les témoignages relatifs à des situations sensibles doivent être anonymisés lorsque la publication de l'identité de la personne pourrait lui porter préjudice.

TITRE IX – SOUS-TRAITANTS ET PARTENAIRES

Article 19 – Sous-traitance

Lorsqu'un prestataire traite des données pour le compte de l'ONG, celui-ci doit présenter des garanties suffisantes en matière de confidentialité et de sécurité.

Lorsque cela est requis, les obligations relatives aux données personnelles doivent être intégrées dans un contrat ou un accord écrit.

Le prestataire ne peut utiliser les données à d'autres fins que celles autorisées par l'ONG.

Article 20 – Partenaires et bailleurs

Lorsque la transmission de données à un partenaire, bailleur ou institution est nécessaire à la mise en œuvre ou au suivi d'un projet, l'ONG limite la transmission aux données nécessaires.

Lorsque cela est possible, les rapports doivent privilégier les données agrégées ou anonymisées plutôt que les données nominatives.

TITRE X – TRANSFERTS INTERNATIONAUX

Article 21 – Transfert vers un pays tiers

Lorsque des données personnelles sont transférées ou rendues accessibles à une organisation située en dehors du Togo, l'ONG doit vérifier les conditions légales applicables au transfert.

Une attention particulière doit être portée aux plateformes internationales utilisées pour :

• l'hébergement ;

• le stockage dans le cloud ;

• les outils de messagerie ;

• les formulaires en ligne ;

• les services de visioconférence ;

• les outils de suivi de projets ;

• les outils d'analyse du site Internet.

Tout transfert international doit être documenté lorsque la réglementation l'exige.

TITRE XI – SÉCURITÉ INFORMATIQUE

Article 22 – Mesures de sécurité

L'ONG FED TOGO met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables et appropriées, notamment :

• mots de passe individuels ;

• contrôle des accès ;

• limitation des droits utilisateurs ;

• sauvegardes régulières ;

• mises à jour des logiciels ;

• protection antivirus et antimalware ;

• chiffrement lorsque cela est approprié ;

• protection des ordinateurs et serveurs ;

• sécurisation des comptes administrateurs ;

• suppression des accès des personnes ayant quitté l'organisation.

Article 23 – Supports papier

Les documents contenant des données personnelles doivent être conservés dans des espaces sécurisés.

Les dossiers contenant des informations sensibles ne doivent pas être laissés dans des lieux accessibles au public.

Les documents arrivés en fin de durée de conservation doivent être détruits de manière appropriée.

TITRE XII – SITE INTERNET ET COOKIES

Article 24 – Site Internet

Le site Internet de l'ONG FED TOGO peut recueillir certaines données lorsque l'utilisateur :

• remplit un formulaire ;

• adresse un message ;

• s'inscrit à une activité ;

• demande une information ;

• utilise certaines fonctionnalités du site.

L'ONG s'engage à ne collecter que les données nécessaires à la finalité concernée.

Article 25 – Cookies

Le site peut utiliser des cookies nécessaires à son fonctionnement ainsi que, le cas échéant, des cookies de mesure d'audience ou de services tiers.

Avant la mise en œuvre de cookies nécessitant un consentement, l'ONG met en place un mécanisme d'information et de consentement approprié lorsque cela est exigé.

Une page ou un module spécifique « Politique relative aux cookies » peut compléter la présente Politique.

TITRE XIII – DROITS DES PERSONNES

Article 26 – Droits

Dans les conditions prévues par la législation applicable, les personnes concernées peuvent notamment exercer des droits relatifs :

• à l'information ;

• à l'accès ;

• à la rectification ;

• à la mise à jour ;

• à l'opposition ;

• à la suppression ou à l'effacement lorsque les conditions sont réunies ;

• au retrait du consentement ;

• et à tout autre droit reconnu par la réglementation togolaise.

Article 27 – Exercice des droits

Toute demande relative aux données personnelles peut être adressée à :

ONG FED TOGO
Rue Namiele, BP 81
Mango – Togo
E-mail : info@ongfedtg.com

L'objet du message peut être :

« Demande relative à mes données personnelles »

L'ONG peut demander les informations nécessaires pour vérifier raisonnablement l'identité du demandeur.

TITRE XIV – GESTION DES VIOLATIONS DE DONNÉES

Article 28 – Définition

Constitue notamment un incident de sécurité :

• la perte d'un ordinateur contenant des données ;

• le vol d'un téléphone professionnel ;

• l'envoi d'un fichier au mauvais destinataire ;

• l'accès non autorisé à une base de données ;

• le piratage d'un compte ;

• la divulgation accidentelle d'informations ;

• la destruction ou l'altération non autorisée de données ;

• la publication accidentelle d'informations personnelles.

Article 29 – Obligation de signalement interne

Tout collaborateur qui constate ou soupçonne une violation de données doit immédiatement en informer son supérieur hiérarchique ou le responsable désigné pour la protection des données.

Il ne doit pas tenter de dissimuler l'incident.

Article 30 – Traitement de l'incident

L'ONG doit, selon la nature de l'incident :

1. identifier les données concernées ;

2. déterminer les personnes affectées ;

3. contenir l'incident ;

4. sécuriser les systèmes concernés ;

5. évaluer les conséquences ;

6. conserver les éléments utiles à l'analyse ;

7. déterminer les obligations de notification ;

8. informer les autorités compétentes ou les personnes concernées lorsque la réglementation l'exige ;

9. prendre des mesures pour éviter la répétition de l'incident.

TITRE XV – REGISTRE DES TRAITEMENTS

Article 31 – Inventaire des traitements

L'ONG doit maintenir, lorsque cela est requis, un inventaire ou registre des principaux traitements de données personnelles.

Pour chaque traitement important, il est recommandé de documenter :

• le nom du traitement ;

• la finalité ;

• les catégories de personnes concernées ;

• les catégories de données ;

• les destinataires ;

• la durée de conservation ;

• les mesures de sécurité ;

• les éventuels transferts internationaux ;

• le responsable interne du traitement.

TITRE XVI – ANALYSE D'IMPACT

Article 32 – Traitements présentant des risques élevés

Avant de mettre en œuvre un traitement susceptible de présenter des risques importants pour les droits et libertés des personnes, l'ONG évalue les risques et met en place les garanties appropriées.

Une attention particulière est requise lorsque le traitement concerne :

• un grand nombre de bénéficiaires ;

• des enfants ;

• des données de santé ;

• des victimes de violences ;

• des personnes vulnérables ;

• des données biométriques ;

• des données sensibles ;

• un suivi individualisé important.

TITRE XVII – CONSERVATION ET DESTRUCTION

Article 33 – Tableau de conservation

Chaque service ou projet doit, lorsque cela est possible, établir un tableau de conservation indiquant :

CatégorieDurée indicativeSort final

Demandes de contactDurée nécessaire au traitement + période administrative raisonnableSuppression

Dossiers de bénéficiairesDurée du programme + durée imposée par le bailleur ou la loiSuppression/anonymisation/archivage

Données comptablesSelon les obligations légales applicablesArchivage/destruction

Dossiers RHSelon les obligations légales applicablesArchivage/destruction

Données de volontairesDurée de la relation + durée nécessaireSuppression

Consentements photo/vidéoDurée nécessaire à l'utilisation autoriséeArchivage/suppression

Données de communicationDurée nécessaire à la relationSuppression

Les durées définitives doivent être déterminées en fonction de la nature du document, des obligations légales, des conventions avec les bailleurs et des besoins légitimes d'archivage.

TITRE XVIII – RESPONSABILITÉS INTERNES

Article 34 – Direction

La Direction :

• adopte la présente Politique ;

• assure les ressources nécessaires à son application ;

• désigne les responsables compétents ;

• veille à la conformité générale de l'organisation.

Article 35 – Responsables de projets

Les responsables de projets :

• identifient les données collectées dans leurs projets ;

• limitent les données aux besoins du projet ;

• contrôlent les accès ;

• veillent au respect des procédures ;

• signalent les incidents.

Article 36 – Collaborateurs

Tout collaborateur :

• protège les données auxquelles il a accès ;

• respecte les règles de confidentialité ;

• n'utilise les données qu'à des fins professionnelles autorisées ;

• ne transmet pas d'informations à des personnes non habilitées ;

• signale immédiatement tout incident.

TITRE XIX – FORMATION ET SENSIBILISATION

Article 37 – Formation

L'ONG organise, selon ses moyens et ses besoins, des actions de sensibilisation relatives à :

• la protection des données ;

• la confidentialité ;

• la cybersécurité ;

• l'utilisation des mots de passe ;

• le phishing ;

• la gestion des documents ;

• la protection des bénéficiaires ;

• l'utilisation des photographies et vidéos ;

• la gestion des incidents.

Les nouveaux collaborateurs doivent être informés des règles de confidentialité applicables à leur fonction.

TITRE XX – NON-RESPECT DE LA POLITIQUE

Article 38 – Manquements

Tout manquement à la présente Politique peut donner lieu, selon sa gravité :

• à un rappel des règles ;

• à une mesure disciplinaire ;

• à une restriction ou suppression des droits d'accès ;

• à une résiliation contractuelle ;

• à une demande de réparation ;

• ou à toute autre mesure prévue par les textes applicables.

Ces mesures ne préjugent pas des éventuelles responsabilités civiles, administratives ou pénales prévues par la législation.

TITRE XXI – RÉCLAMATIONS ET AUTORITÉ COMPÉTENTE

Article 39 – Réclamation

Toute personne estimant que ses droits relatifs à ses données personnelles n'ont pas été respectés peut d'abord contacter l'ONG FED TOGO à l'adresse :

info@ongfedtg.com

Elle peut également exercer les voies de recours prévues par la législation togolaise auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données.

L'ONG coopère avec les autorités compétentes lorsque la loi le prévoit.

TITRE XXII – DOCUMENTS COMPLÉMENTAIRES

Article 40 – Documents internes

La présente Politique peut être complétée par :

1. une procédure de gestion des demandes d'exercice des droits ;

2. une procédure de notification des violations de données ;

3. un registre des traitements ;

4. une politique de conservation et d'archivage ;

5. une charte informatique ;

6. une politique de sécurité des systèmes d'information ;

7. une procédure de gestion des photographies et vidéos ;

8. un formulaire de consentement à la collecte des données ;

9. un formulaire d'autorisation de droit à l'image ;

10. une politique relative aux cookies ;

11. des clauses contractuelles de confidentialité ;

12. des clauses de protection des données pour les partenaires et sous-traitants.

TITRE XXIII – MODIFICATION DE LA POLITIQUE

Article 41 – Mise à jour

La présente Politique peut être révisée notamment en cas :

• d'évolution de la législation ;

• de modification des activités de l'ONG ;

• de modification des systèmes informatiques ;

• de mise en place de nouveaux projets ;

• d'utilisation de nouveaux prestataires ;

• d'évolution des risques de sécurité.

Toute nouvelle version doit comporter une date de mise à jour et être communiquée aux personnes concernées lorsque cela est nécessaire.

TITRE XXIV – ENTRÉE EN VIGUEUR

Article 42 – Adoption

La présente Politique entre en vigueur à compter de sa date d'adoption par l'organe compétent de l'ONG FED TOGO.

Fait à Mango, le 25 Aout 2026

Pour l'ONG FED TOGO

Nom : __________________________________

Fonction : _______________________________

Signature : ______________________________

Cachet de l'ONG :

ANNEXE  1 – AVIS  D'INFORMATION  À  DESTINATION  DES  BÉNÉFICIAIRES

Pourquoi collectons-nous vos informations ?

Dans le cadre de ses activités, l'ONG FED TOGO peut collecter certaines informations vous concernant afin de :

• vous inscrire à un programme ;

• vous accompagner ;

• suivre les activités réalisées ;

• mesurer les résultats du projet ;

• établir les rapports nécessaires ;

• améliorer nos interventions.

Vos informations sont traitées de manière confidentielle et ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées.

Pour toute question concernant vos données personnelles :

info@ongfedtg.com

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ANNEXE 2 – FORMULAIRE DE CONSENTEMENT

CONSENTEMENT À LA COLLECTE ET AU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Je soussigné(e) :

Nom et prénom : ______________________________________

Téléphone : __________________________________________

E-mail : ______________________________________________

déclare avoir reçu une information appropriée concernant la collecte et l'utilisation de mes données personnelles dans le cadre de :

Je comprends les finalités pour lesquelles mes données sont collectées et utilisées.

Lorsque le consentement constitue la base juridique applicable, je consens à leur traitement dans le cadre indiqué ci-dessus.

Date : ______________________

Signature : __________________

ANNEXE 3 – AUTORISATION DE PHOTOGRAPHIE ET DE VIDÉO

Je soussigné(e) :

Nom et prénom : ______________________________________

autorise l'ONG FED TOGO, dans les limites précisées ci-dessous, à utiliser mon image ou mon témoignage dans le cadre de ses activités institutionnelles et de sensibilisation.

Supports concernés :

[ ] Site Internet
[ ] Rapports
[ ] Brochures
[ ] Réseaux sociaux
[ ] Supports audiovisuels
[ ] Autre : ______________________________

Finalité :

Cette autorisation est accordée dans les conditions indiquées par l'ONG et sous réserve des droits reconnus par la réglementation applicable.

Date : ______________________

Signature : __________________

Pour un mineur :

Nom du représentant légal : _____________________________

Qualité : ______________________________________________

Signature : ____________________________________________

ANNEXE 4 – ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ DU PERSONNEL

Je soussigné(e) :

Nom : _________________________________________________

Fonction : ______________________________________________

m'engage à :

• préserver la confidentialité des données auxquelles j'ai accès ;

• ne consulter que les informations nécessaires à mes fonctions ;

• ne pas communiquer ces informations à des personnes non autorisées ;

• respecter les procédures de sécurité de l'ONG ;

• signaler immédiatement toute perte, divulgation ou utilisation non autorisée ;

• restituer ou supprimer les données conformément aux instructions de l'ONG à la fin de ma mission.

Je reconnais que cette obligation de confidentialité peut continuer après la fin de ma relation avec l'ONG.

Date : ______________________

Signature : __________________

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ANNEXE 5 – PROCÉDURE SIMPLIFIÉE EN CAS D'INCIDENT

Tout collaborateur constatant un incident doit :

1. NE PAS PANIQUER
Ne pas supprimer les preuves de l'incident.

2. SIGNALER
Prévenir immédiatement le responsable désigné.

3. SÉCURISER
Changer les mots de passe compromis et déconnecter, lorsque cela est nécessaire, l'équipement concerné.

4. DOCUMENTer
Noter la date, l'heure, la nature de l'incident et les données potentiellement concernées.

5. ÉVALUER
Déterminer les personnes et informations potentiellement affectées.

6. NOTIFIER
Procéder aux notifications nécessaires conformément à la réglementation applicable.

7. CORRIGER
Mettre en place les mesures permettant d'éviter la répétition de l'incident.

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CLAUSE DE RÉSERVE JURIDIQUE

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La présente Politique constitue le cadre interne de l'ONG FED TOGO en matière de protection des données et de confidentialité. Elle doit être interprétée conformément aux lois et règlements togolais en vigueur.

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